Op maat gemaakte hardware en modulaire software voor de raadzaal van Súdwest-Fryslân

Toen een verouderd systeem wrijving veroorzaakte in een Nederlandse raadzaal, besloot de systeemintegrator om gebruik te maken van maatwerkhardware en modulaire software om het democratische proces te vereenvoudigen.

De uitdaging van technische frictie

In de gemeente Súdwest-Fryslân, in de stad Sneek, kampte de raadzaal met een technologisch probleem. Het was niet zozeer een gebrek aan functionaliteit, maar een gebrek aan betrouwbaarheid. De bestaande installatie vereiste dat raadsleden fysieke toegangskaarten in hun bureaus staken om microfoons en stemfuncties te activeren. Dit zorgde voor een voortdurend obstakel: kaarten werden vaak verkeerd ingevoerd, het systeem reageerde traag en de technische dienst moest elke stoel handmatig controleren voordat een vergadering kon beginnen. De technologie was iets waar de raad constant over na moest denken, in plaats van een hulpmiddel dat onopvallend op de achtergrond werkte.

Een multifunctionele ruimte

Toen het tijd was om de vergaderzaal te moderniseren, was het doel duidelijk: betrouwbaarheid, eenvoud en een prettige gebruikerservaring. De modernisering van de ruimte werd uitgevoerd door integrator PRO AV. Zij stonden voor een fysieke uitdaging: de oude apparatuur was ingebouwd in de op maat gemaakte vergadertafels. Het verwijderen ervan zou gaten achterlaten die moesten worden afgedekt. De zaal wordt ook gebruikt voor presentaties en bruiloften. De technologie moest daarom zo discreet mogelijk zijn.

Op maat gemaakte hardware gecombineerd met modulaire software

Bij de zoektocht naar nieuwe microfoons ontdekte het team dat conventionele merken te veel functies boden die de gemeente niet zou gebruiken. Dit bracht hen bij de MVI AudioVisual , waarmee de gemeente alleen de benodigde functies kon selecteren zonder te betalen voor onnodige complexiteit. Om aan de esthetische eisen te voldoen, gaf PRO AV een lokale metaalbewerker de opdracht om op maat gemaakte behuizingen te maken die perfect in de bestaande tafeluitsparingen pasten. In deze op maat gemaakte behuizingen integreerden ze een 7-inch ProDVX -touchscreen en een Audio-Technica inbouwmicrofoon, die allemaal via MVI AudioVisual DelegateUI -software. De ProDVX-touchpanels werden gekozen vanwege hun betrouwbare prestaties, compacte ontwerp en eenvoudige integratie in een volledig op maat gemaakte oplossing voor de gemeenteraad. Het resultaat is een strakke, vlak inbouwunit waarin alles, van de verwijderbare zwanenhalsmicrofoon tot de steminterface, in één elegant pakket is ondergebracht.

Een verandering in de dynamiek

Sinds de installatie is de sfeer in de vergaderzaal merkbaar veranderd. Vergaderingen verlopen rustiger omdat de 'technische angst' is verdwenen. Voorbereidingen die voorheen een team vereisten, kunnen nu door één persoon worden gedaan. De gebruikersinterface is bewust ontworpen met eenvoud in gedachten. Stemmen is eenvoudig: groen voor voor, rood voor tegen. Er zijn geen complexe menu's, waardoor nieuwe raadsleden het systeem direct kunnen gebruiken zonder uitgebreide training. Een van de belangrijkste praktische verbeteringen is de flexibiliteit van de zitplaatsen. Met de MVI-software kunnen medewerkers eenvoudig namen naar verschillende zitplaatsen op een digitale plattegrond slepen. Het systeem wordt direct bijgewerkt, waardoor de ingewikkelde toegangskaarten die voorheen werden gebruikt, overbodig zijn.

Toekomstbestendig ontworpen

Het project is ontworpen vanuit een andere filosofie dan traditionele vergaderopstellingen. In plaats van een enorm, vast systeem met honderden ongebruikte functies te installeren, begon PRO AV met een minimale opstelling en voegde alleen toe wat nodig was. De overstap naar een IP-gebaseerd systeem was ook een grote stap voorwaarts. Door camera's, schermen en audio via het netwerk te laten lopen in plaats van via traditionele SDI-videoverbindingen, werd de complexiteit van de installatie aanzienlijk verminderd. Dit maakt het systeem gemakkelijker te onderhouden en eenvoudig uit te breiden als de gemeente in de toekomst besluit om tools voor deelname op afstand of hybride vergaderingen toe te voegen. Door maatwerk in metaal te combineren met modulaire software heeft Súdwest-Fryslân bewezen dat hoogwaardige technische eisen niet hoeven te leiden tot een rommelige ruimte. De technologie staat nu ten dienste van het gesprek, niet andersom.

Paklijst

Audio-Technica inbouwmicrofoons (ATUC-50IU en ES925)
Op maat gemaakte metalen behuizingen
MVI AudioVisual DelegateUI en camerabesturingssoftware
ProDVX 7-inch touchscreens (ProDVX APPC-7XPLN)
IP-gebaseerde netwerkinfrastructuur
Avonic PTZ-camera's