Professionele hybride vergaderingen

Het probleem

Idealiter vinden vergaderingen fysiek plaats. Na Covid-19 is de manier van werken echter flexibeler geworden, met thuiswerken of werken op afstand. Online video-applicaties zoals Zoom of Teams maakten het mogelijk om deelnemers op locatie en op afstand samen te brengen in zogenaamde hybride vergaderingen. Deze nieuwe mogelijkheden brengen ook nieuwe uitdagingen met zich mee.

Standaard videoconferentieprogramma's bieden de voorzitter niet de mogelijkheid om deelnemers op afstand volledig te integreren en te beheren tijdens gestructureerde vergaderingen. Ook belangrijke functionaliteiten zoals stemmen zijn niet beschikbaar.

Onze oplossing

Hybride vergaderingen worden mogelijk gemaakt dankzij de naadloze integratie met de EasyConf Connect-applicatie voor deelname op afstand.

MVI Audiovisual, een toonaangevende leverancier van oplossingen voor de automatisering van conferentie- en camerasystemen, biedt de ideale oplossing voor gemeenteraden, regionale besturen en parlementen. In tegenstelling tot andere aanbiedingen op de markt, maken deelnemers op afstand deel uit van het conferentiesysteem, in plaats van dat het conferentiesysteem onderdeel wordt van een online vergadering.

Betrek deelnemers op afstand volledig bij de vergadering.
Laat deelnemers op afstand stemmen en deelnemen aan vraag- en antwoordsessies.
Beheer microfoons en spreekverzoeken.
Volledig geïntegreerd en toegankelijk op elk apparaat.
Geen ingewikkelde installatie nodig.

Neem contact op

Kenmerken die bijdragen aan de oplossing

Verbind deelnemers die fysiek aanwezig zijn met deelnemers op afstand. Geen ingewikkelde installatie nodig. Volledig geïntegreerd en toegankelijk op elk apparaat.

Split-screenmodus

Meerdere deelnemers zijn tegelijk zichtbaar wanneer ze spreken.

Meerdere schermuitvoer

Combineer meerdere ingangen tot verschillende uitgangen.

Ultralage vertraging via IP

Realtime video- en audiotransmissie met minimale vertraging.

Volledige 4K-ondersteuning

Gebruik 4K-camera's en zend uit in HD of 4K.

Bekijk alle MVI-functies

We bootsen de microfoonunit van een conferentiesysteem volledig na.

Als een deelnemer op afstand op de virtuele microfoonknop drukt, wordt zijn of haar stem onderdeel van het audiosysteem van de conferentie. Iedereen kan het horen.
Tijdens het spreken wordt hun webcamvideo de live spreker, die voor iedereen zichtbaar is.
Bij het stemmen wordt hun stemresultaat geregistreerd en voor iedereen zichtbaar. Het maakt voor onze software niet uit of de spreker op afstand aanwezig is of fysiek in de zaal.
Als de persoon zich in de zaal bevindt, wordt een microfoon van het conferentiesysteem gebruikt. Wanneer de microfoon is ingeschakeld, toont een domecamera de spreker. Het conferentiesysteem kan worden gebruikt om stemmen uit te brengen.
Als deze persoon op afstand deelneemt, wordt de webcamfeed en de microfoon van de webcam gebruikt. Onze software kan worden gebruikt om stemmen uit te brengen. Als de deelnemer op afstand al een plek in het conferentiesysteem had toegewezen gekregen, wordt deze automatisch van die plek verwijderd bij het inloggen op afstand.
Voor de voorzitter, het publiek, het opname- en livestreamingsysteem en het conferentie- en stemsysteem is er geen verschil: alles ziet er hetzelfde uit en werkt hetzelfde, of de persoon nu op afstand aanwezig is of fysiek in de zaal deelneemt.

Mozaïekweergave, meerdere video-uitgangen

Alle webcams van deelnemers op afstand kunnen permanent in een mozaïekweergave in de zaal worden getoond en zijn zichtbaar voor alle deelnemers op afstand.
De voorzitter/secretaris en de aanwezigen kunnen te allen tijde het quorum controleren door alle live webcambeelden in de mozaïekweergave te bekijken.
Er kunnen maximaal 100 personen tegelijk worden weergegeven in een automatisch aangepast mozaïekformaat.
De mozaïekweergave is overzichtelijk gesorteerd op groep en alfabetisch. Het zoeken naar afgevaardigden is daardoor een stuk eenvoudiger geworden.
Meerdere video-uitgangen, zodat de liveweergave en de mozaïekweergave op verschillende schermen in de zaal kunnen worden getoond.
De voorzitter/operator kan de weergave wijzigen van 'liveweergave' naar 'mozaïekweergave', bijvoorbeeld tijdens een stemronde, zodat mensen die thuis de livestream volgen, iedereen tegelijk kunnen zien.

Privacy

De verbinding tussen de zaal, de (cloud)server en externe gebruikers is een gesloten circuit. Er wordt geen andere internetdienst, verbinding of API gebruikt.
De (cloud)server en externe gebruikers slaan geen gemachtigde- of persoonsgegevens op.
Alleen de pc in de vergaderruimte bevat en bewaart de deelnemers- en vergaderdatabase.
Verbinding maken met de (cloud)distributieserver is optioneel. Het is alleen nodig om deelnemers op afstand te laten deelnemen. Deze verbinding kan op elk moment worden verbroken, waarna de ruimte in de traditionele, zelfstandige modus draait zonder internetverbinding.